Максидом акт сверки взаиморасчетов

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это не обязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы. 

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

• По наименованию или артикулу товара.
• По договору.
• По конкретной поставке.
• По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.  

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Как создать акт в Эльбе

Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

Статья актуальна на 

24.01.2023

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами помогает решить вопрос с долгами, но он не закрепляет права и обязанности сторон, даже если оформлен правильно, заверен подписями и печатями. Например, суд не будет взыскивать задолженность по акту с покупателя, если поставщик не может подтвердить долг еще и первичными документами с подписями сторон.

Но акт помогает в следующих ситуациях:

• в учете числится задолженность перед контрагентом, которой нет в акте взаиморасчетов: это означает, что данные учета стоит еще раз проверить и списать задолженность;
• у компании есть должник: если он подписывает акт сверки, то срок исковой давности начинает течь снова с момента подписания акта (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43), и у компании есть больше времени на взыскание долга; если контрагент отказывается подписывать акт, вы не можете его к этому принудить — кроме случаев, когда договор предусматривает такую обязанность;
• прежде документы подписывали от лица контрагента его сотрудники, которые не имеют на это полномочий: тогда если акт сверки подпишут полномочные лица, то действия сотрудников будут признаны (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25); скажем в накладной стоит подпись кладовщика, а акт сверки подписывает директор — тогда считается, что товар приняли верно;
• при аудите могут возникнуть сложности, если в учете и отчетности проходит крупная сумма, которая не подтверждена актом сверки: перед внешним аудитом лучше составить акт и подписать с обеих сторон, потому что это самое достоверное доказательство сальдо расчетов с поставщиками и покупателями.

В законе нет точных предписаний о том, когда нужно составлять акт, только косвенные указания. Например, перед составлением годовой бухотчетности проводится обязательная инвентаризация расчетов с клиентами и поставщиками, с которыми были операции в течение года или операций не было, но есть остатки по расчетам (п. 27 ПБУ, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Когда в налоговом учете предусмотрен резерв по сомнительным долгам, то дебиторскую задолженность уточняют в конце каждого налогового периода (п. 4 ст. 266 НК РФ). 

В добровольном режиме головная компания может установить для филиалов сроки инвентаризации расчетов, а еще контрагенты могут включить в договор пункт о проведении сверок по взаиморасчетам.

Закон не устанавливает единую форму акта сверки, так что вы можете работать с любой формой, в которой будут реквизиты, предписанные ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Это название и дата составления, названия контрагентов-составителей, содержание операции, денежные и/или натуральные измерения, должности подписантов и их подписи. Главное — договориться об этом с контрагентом.

Важный момент — подписание акта сверки. Оптимально, если подпись ставит руководитель, главбух или сотрудник с соответствующими полномочиями, которые подтверждены доверенностью. Например, суды признают акты с подписью главного бухгалтера и печатью организации (определение ВС РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Но если акт подписал не уполномоченный сотрудник, то эта бумага не будет доказывать признание долга.

Взаимоотношения фирмы с контрагентами юридически закрепляются в договорах. При этом с каждым поставщиком или покупателем могут появиться расчеты по разным договорам, и эти расчеты будут отличаться. Скажем, компания А арендует склад у компании Б, а еще покупает у нее пиломатериалы — и это оформляется разными договорами. Или компания А покупает у предпринимателя сыр по предоплате, а парное мясо по полной постоплате. 

Чтобы избежать путаницы в таких ситуациях сервис формирует акты сверки расчетов в разрезе договоров. Для этого в учете нужно «привязывать» все операции к конкретным договорам. Тогда вы сможете создавать акты сверки и контролировать взаиморасчеты с контрагентом в рамках каждого договора. В этом случае вы сможете понять состояние расчетов, увидите, за что пришла оплата от контрагента и когда вам вернут долг. 

Например, у заказчика перед вами долг, вы составляете акт сверки, просматриваете договор и видите: по условиям соглашения он выплачивает долг в течение трех месяцев после поставки равными платежами. Если все идет по плану, значит ситуация под контролем.

Без привязки операций к договорам в Бухгалтерии акт сверки будет неинформативным, а иногда и бессмысленным. «Привязать» операцию к договору можно двумя способами.

Способ 1. При создании платежных и отгрузочных документов в сервисе обращайте внимание на поле «Договор» — его нужно заполнить. Для этого в строке «Поставщик» выберите нужного контрагента. Если с ним заключены договоры, вы увидите их список в выпадающем меню поля «Договор». Если нужного договора в меню нет — создайте его, чтобы сделать правильную привязку операции.

Способ 2. Вы можете зайти в оборотно-сальдовую ведомость, открыть нужный документ и прикрепить его к соответствующему договору. 

Привязка операций к договорам помогает отследить, почему появились долги, на каком основании проводятся операции. 

Войдите в сервис и перейдите на вкладку «Управленческие отчеты». Выберите в меню контрагента и нужный договор, чтобы система создала выборку:

После этого можно распечатать акт сверки или отправить его контрагенту по e-mail, для этого есть кнопка «Печать и отправка»:

Напомним, Контур.Бухгалтерия — это веб-сервис для небольшого бизнеса без вредных и тяжелых условий труда. Здесь есть бухгалтерский и налоговый учет, зарплатный блок и кадровые документы, отчетность и другие полезные инструменты для бухгалтера и директора. Сервис подойдет для организаций на УСН и ОСНО или предпринимателей на УСН «Доходы минус расходы», в том числе при совмещении УСН и патента. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков. 

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.